Bài học về quản lý

 Bạn càng dễ tính, team càng trễ; bạn căng lên, team lại phòng thủ?

Có một cái bẫy rất “đau” mà nhiều quản lý gặp phải, nhất là những người tử tế, ngại căng thẳng và luôn muốn giữ hòa khí: bạn càng thông cảm, team càng nhờn.

Ban đầu, mọi thứ diễn ra rất hợp lý.

Nhân viên trễ deadline, họ nói: “Em kẹt việc gấp.”

Bạn gật: “Ok, cố gắng xong sớm nhé.”

Lần sau họ trễ nữa: “Em bị khách đổi yêu cầu.”

Bạn lại gật: “Ừ, thông cảm. Nhưng ráng chốt giúp anh/chị.”

Rồi lần sau nữa… trễ thành thói quen.

Bạn không muốn làm khó ai, vì sợ mình thành kiểu quản lý “khó ưa”. Bạn cũng hiểu ai cũng có lúc mệt, lúc kẹt. Bạn chọn tử tế.

Nhưng tử tế mà thiếu ranh giới thì… nó biến thành một tín hiệu rất nguy hiểm:

“Deadline có thể thương lượng.”

“Hứa cho có, trễ cũng không sao.”

“Cùng lắm quản lý sẽ cứu.”

Bạn bắt đầu mệt.

Vì mỗi lần trễ hạn, người đứng ra giải thích với sếp luôn là bạn. Mỗi lần khách phàn nàn, người dập lửa cũng là bạn. Và khi mọi thứ trễ dây chuyền, người bị gọi tên… vẫn là bạn.

Rồi đến một ngày, bạn không chịu nổi nữa.

Bạn nổi nóng. Bạn nhắc gắt hơn, nói thẳng hơn, đẩy áp lực mạnh hơn.

Và ngay lập tức, team bước vào chế độ phòng thủ:

“Do bên kia gửi trễ.”

“Do quy trình chưa rõ.”

“Do anh/chị giao gấp.”

“Do người khác chưa làm phần của em.”

Không ai sai cả. Nhưng cũng chẳng ai chịu trách nhiệm.

Cuối cùng, để kịp việc, bạn lại làm cái cách quen thuộc nhất: tự làm.

Vừa làm vừa bực. Bực team. Bực mình. Bực luôn cái vai trò quản lý.

Và bạn lại kẹt vào vòng lặp:

Mềm → trễ.

Căng → phản ứng.

Muốn yên → tự làm.

Nếu bạn đã từng như vậy, mình nói thật một câu: vấn đề thường không nằm ở tính cách của bạn.

Đây là bài toán thiếu ranh giới và cơ chế.

Bạn có thể tử tế vẫn được. Nhưng phải tử tế theo kiểu “tử tế có hệ thống”, chứ không phải tử tế theo kiểu “thôi bỏ qua”.

Vì trong quản lý, nếu không có ranh giới rõ ràng, đội sẽ tự tạo ranh giới theo hướng có lợi cho họ. Không phải vì họ xấu, mà vì đó là bản năng con người.

Điểm mấu chốt là: bạn không cần la mắng để được tôn trọng. Bạn cần rõ ràng để được tin và được phục.

Phải rõ ràng về:

Deadline là deadline, không phải “hẹn cho vui”.

Trễ hạn thì kéo theo điều gì (ảnh hưởng, xử lý, bù lại ra sao).

Ai chịu trách nhiệm phần nào, tiêu chuẩn đầu ra là gì. Căn cứ cam kết chịu trách nhiệm của mỗi người để xét giao việc lần sau cũng như khen thưởng cuối năm.

Kiểm tra từng công đoạn thế nào để không đợi tới phút chót mới vỡ.

Và khi ranh giới rõ ràng, điều kỳ lạ xảy ra: bạn nói ít hơn, nhưng team làm nhiều hơn. Bạn ít nóng hơn, nhưng mọi thứ chạy đúng hơn. Bạn không cần “căng”, mà vẫn giữ được kỷ luật.

Công bằng = rõ ràng, không phải la mắng.

(góp nhặt để học)